Clubondersteuning: Naar een stappenplan voor een jeugdbeleidsplan

Stappenplan voor een Jeugdbeleidsplan

Naar een stappenplan

In dit stuk draait het allemaal om het ontwikkelen van een jeugdbeleidsplan. Hoe betrek je in een vroeg stadium een groot aantal personen bij de ontwikkeling van het plan. Hoe dit te organiseren? Wie begint ermee en wanneer? Hoe lang mag de ontwikkeling van het plan duren en wat doe je als het plan klaar is? Deze en andere vragen komen aan de orde met behulp van een stappenplan.

Stap 1 Samenstelling commissie jeugdbeleidsplan
De centrale persoon in de club ten aanzien van jeugdsport is de jeugdcoordinator, ‘diegene die jeugd coordineert’ . Soms kunnen ook meerdere personen naast elkaar deze functie vervullen. De jeugdcoordinator heeft bij de ontwikkeling van het plan een coordinerende taak. Als de vereniging nog geen geschikte coordinator heeft , zoek dan eerst iemand die hiervoor geschikt, bereidwillig en enthousiast is. Enkele kwalificaties waaraan een coordinator (hij/zij) dient te voldoen zijn:

Kent specifieke ontwikkelingen op het gebied van jeugdsport in het algemeen en in het bijzonder in voetbal, zowel met betrekking tot de training als de begeleiding;
heeft een visie op jeugdsport, speciaal in de voetbalsport;
kan luisteren naar kinderen en is vaardig in het voeren van gesprekken met kinderen, en jongeren en natuurlijk ook met hun ouders;
begeleidt jeugdtrainers en coordineert trainingen;
kan het kader enthousiasmeren;
kan een vergadering leiden;
kan coordineren en leiding geven aan de uitvoering van activiteiten ( zoals het ontwikkelen van een jeugdbeleidsplan);
organiseert de nevenactiviteiten voor de jeugd.

Er kunnen verschillende accenten in de taak van de jeugdsportcoordinator worden gelegd. Soms is er sprake van een hoofd jeugdtraining. Hij coordineert de trainingen en zorgt ervoor dat er een trainingsplan in de club ontwikkeld is en dat dat plan ook in de praktijk gebracht wordt. Hij begeleidt ook de jeugdtrainers en hij probeert oudere jeugdleden te stimuleren om behulpzaam te zijn bij de training van jonge kinderen. Ook kan een club de jeugdsportcoordinator een meer bestuurlijke taak geven. Dan fungeert hij als verbindingsofficier tussen de jeugdtrainers en het bestuur. Hij organiseert ook de nevenactiviteiten en zorgt voor goede randvoorwaarden voor de jeugdsport. In de praktijk komen veel mengvormen van deze taken voor. Naast de jeugdsportcoordinator moet de rest van de commissie jeugdbeleidsplan worden gekozen. Daarbij gelden verschillende overwegingen. In de eerste plaats kan gestreefd worden naar een evenredige verdeling van verschillende deelgroepen, bijvoorbeeld twee oudere jeugdleden, twee jeugdtrainers, een ouder, een bestuurslid en twee leden van de jeugdcommissie. Maar daarnaast zoekt men ook naar specifieke deskundigheden voor bepaalde taken. Voor de SWOT-analyse bijvoorbeeld iemand die zoiets al eens bij een bedrijf heeft gedaan, voor de interviews met de jeugdleden een student aan de school van de journalisitiek. En tenslotte kijkt men naar de groep als geheel: klikt het, kunnen ze het goed met elkaar vinden?

Stap 2 Het verkrijgen van een mandaat
Het bestuur en de algemene ledenvergadering moet duidelijk de noodzaak inzien van een jeugdbeleidsplan en bereid zijn daarvoor een mandaat af te geven aan de commissie. Zodat die ook in vrijheid kan werken zonder daarbij door een bestuur voor de voeten te worden gelopen. Dat mandaat is belangrijk omdat men bij gerezen knelpunten zelfstandig kan opereren. Ook is het niet onbelangrijk om na te gaan hoe dit geheel past in het beleid. Past het daar in of is van tevoren al in te zien dat zo’n plan, als het toch af is, toch maar een minimale functie in het clubbeleid zal vervullen omdat de belangen elders liggen. In dat geval kan men zich de moeite van het beleidsplan besparen. Ook is het van belang om met verschillende groepen overleg te hebben, over de vraag of zij ook achter dit initiatief staan. Te denken valt aan de trainersgroep en de jeugdcommissie.

Stap 3 Overeenstemming over de werkwijze
Op de eerste bijeenkomst van de commissie moet uitvoerig van gedachten worden gewisseld over de werkwijze. Hieronder worden daarvoor een aantal suggesties gegeven.

Taakverdeling
Men kan beginnen met een eerste inventarisatie van werkzaamheden, waarna ook een voorlopige taakverdeling volgt. Indien mogelijk op basis van voorkeur van de deelnemers. Waarschijnlijk zal die taakverdeling in de loop van het proces zich wel wijzigen omdat men vaak in het begin nog niet alles kan overzien. Met name jeugdleden moeten taken krijgen waarbij ze zich lekker voelen, anders komt hun participatie onder druk te staan.
Men moet bij die taakverdeling erop letten niet te veel hooi op de vork te nemen. Als commissie niet en ook niet als persoon. Het is beter met die hoofdstukken te beginnen, die men kan overzien. En daarbij moet men zeker die zaken in het plan een voorlopige plek geven, waarover al stukken in de club aanwezig zijn. Daar kan veel waardevol materiaal bij zitten, zoals stukken van een trainingsplan, een beschrijving van taken in een jeugdkamp, regels voor de aanvraag van dispensatie. Zaken waar in het verleden bepaalde leden zich druk over hebben gemaakt. Men moet voorkomen dat zij zich gepasseerd en miskend voelen, omdat de commissie geen acht slaat op hun werk. Het is handig als de commissieleden hun stukken in een ringband opbergen. Geleidelijk aan vult zich dan zo’n map. En het is aan te bevelen om twee mappen te maken. Eeen voor het plan op zich en een voor de bijlagen. Een werkwijze voor een jeugdkamp hoeft niet in het plan zelf, maar kan als bijlage worden opgenomen.

Communicatie
Als de eerste onderdelen van het plan in concept klaar zijn, leg die dan meteen aan dat deel van de achterban voor dat daar het meest bij betrokken is. Zo kan men bijvoorbeeld de trainersgroep vragen over het trainingsplan van een bepaalde leeftijdsgroep en aan de jeugdcommissie over de werving van nieuwe leden. Dat heeft het grote voordeel dat er wordt meegedacht in de club en dat men op de hoogte is van de gang van zaken. De commissie kan het commentaar verwerken in een volgende versie, waardoor het stuk veel meer draagvlak krijgt. Het betrekken van verschillende personen bij het ontwikkelen van een plan wordt niet zelden als lastig ervaren. Hier wordt zeker niet ontkend dat het een arbeidsintensieve activiteit betreft. Dit is echter noodzakelijk omdat zoveel mogelijk leden van het plan moeten afweten. Om dit te bereiken is een continue communicatie met de personen die de gevolgen van het plan ondervinden van groot belang. Het schrijven van een jeugdbeleidsplan moet meer worden gezien als een proces waarbij verschillende partijen op een lijn komen, dan als het produceren van een product (dat niet zelden in de kast komt te liggen)

Jeugdparticipatie
Het meedoen van enkele jeugdleden in de commissie voor een jeugdbeleidsplan is niet voldoende. Er is meer voor nodig om de jeugd voor dit plan in beweging te krijgen. Afhankelijk van de ontwikkelingsfase waarin ze zitten en van de individuele capaciteiten kunnen ze op allerlei manieren in dit proces betrokken worden. Belangrijk is vooral de jeugd naar hun mening te vragen. Het materiaal daarover kan door de commissie gebruikt worden om zo het jeugdbeleid mede af te stemmen op de wensen van de jeugd. Ook kan men op een avond een jeugdpanel voor de oudere jeugd organiseren, zodat men ook feeling kan krijgen met het moderne levensgevoel zoals dat leeft bij jonge mensen. Zij zijn immers de generatie van de toekomst. En voor de andere generaties valt daar ook nog het een en ander van te leren.

Met het groeien van de zelfstandigheid kan zelfs op een zeker moment het maken van beleid over allerlei zaken deels aan jongeren zelf worden overgelaten. Jongelui van zestien of zeventien jaar zijn tot veel in staat. Een jeugdbeleidsplan kan dan onderdelen bevatten die door hun zelf zijn geschreven. Dat zou in de werkwijze van de commissie opgenomen kunnen worden om dat te bewerkstelligen.

Stap 4 Opmaken tijdsplanning
In het proces van het ontwikkelen van een jeugdbeleidsplan zijn de activiteiten ook in een bepaald tijdskader te plaatsen. Zeker, als er al veel materiaal bruikbaar is zullen de activiteiten vaak door elkaar lopen, maar aan de andere kant is er in de werkwijze toch wel een bepaalde volgorde in de activiteiten aan te wijzen. In het onderstaande schema wordt uitgegaan van een planning die ongeveer een clubjaar in beslag neemt. Die tijd is ook nodig om regelmatig de achterban te kunnen raadplegen en de plannen zo nodig bij te sturen.

September: kennismaking in de commissie, bespreking mandaat, werkplan, taakstelling en werkwijze ( zie onder andere hoofdstuk 7)
Oktober: eerste verdeling van taken, verzamelen van bruikbaar materiaal in de club
November: gegevens van de jeugdafdeling, ervaringen van jeugdleden over de jeugdafdeling
December: resultaten SWOT analyse + discussie over de doelstellingen en uitgangspunten van de jeugdafdeling
Januari/februari: bespreking resultaten terugkoppeling SWOT-analyse en de behandeling van het trainings- en begeleidingsplan voor de jeugd
Maart: terugkoppeling naar de vereniging
April/Mei: bespreking leiderschap – jeugdbeleid
Juni: terugkoppeling naar de vereniging
September: presentatie plan in zijn geheel en besluitvorming daarover en een feest omdat het karwei er op zit.

Het hele traject neemt naar schatting toch wel zo’n jaar in beslag. Dat wil zeggen van de eerste bijeenkomst tot en met de afronding van het jeugdplan. Een niet geringe en langdurige klus. Een taak die serieus moet worden aangepakt en sterk afhankelijk is van de coordinatie van de jeugdsport en van de wil van de club om er iets van te maken.

Stap 5 Terugkoppeling naar de achterban
Vanuit de onderwerpen gezien moet dat zeker drie maal gebeuren zoals bij de vorige stap bleek. Dan kan men de club ook min of meer afgeronde stukken presenteren. Maar het is wijs om dat bij kleinere onderdelen veel vaker te doen en daarvoor heel gericht mensen in de club te benaderen die in bepaalde zaken deskundig zijn. En soms is het nodig om ook knowhow van buiten de club te halen. Een aantal voorbeelden: voor het trainingsplan, groep jeugdtrainers; voor verzameling gegevens jeugdafdeling, penningmeester en secretaris; voor een gedragscode voor jeugdtrainers, leden jeugdcommissie; over schooltoernooien, directeur van de scholen uit de buurt die meedoen met deze toernooien; prognose groeicijfers, afdeling bevolking gemeente; vormen van jeugdparticipatie, diverse jeugdpanels.

Daarbij moet binnen de club ook gezocht worden naar ludieke vormen van presentaties, die de aandacht trekken. Te denken valt bijvoorbeeld aan: tekeningen van jonge kinderen, hoe ze het spel ervaren…; een tentoonstelling in het clubhuis en voor elk kind een prijs; een fotowedstrijd over karakteristieke vormen van leiderschap in de jeugdafdeling, of van jeugdsport in het algemeen; een cabaretavond, waarin de jeugd en de ouders de draak mogen steken met het jeugdbeleid in de club

Stap 6 Besluitvorming over het geheel en/of over onderdelen
Een jeugdbeleidsplan leidt tot besluiten die over bepaalde zaken worden genomen. Men kan wachten tot alles klaar is en dan bestuur en ledenvergadering alles in zijn geheel voorleggen. Dat betekent niet dat zoiets gepresenteerd hoeft te worden onder het motto ‘alles of niets’. Het kan best zijn dat het plan op bepaalde onderdelen herziening behoeft en dat de commissie haar werk nog moet voortzetten. Een andere methode is, om steeds als er een afgerond deel klaar is, daar alvast de instemming van het bestuur voor te vragen. Dat kan men doen als er in de fase van de terugkoppeling of consultaties brede steun bleek te bestaan voor het betreffende onderdeel. Natuurlijk moet men dit niet doen bij elk klein onderdeel, anders wordt het bestuur er tureluurs van. Het definitieve plan kan men dan aan de algemene ledenvergadering voorleggen. Het is aan te bevelen voor de verschillende categorieen jeugd een beknopte samenvatting van de onderdelen van het plan te schrijven, zodat de jeugd op die manier ook op de hoogte is en daarover een oordeel kan vormen. Probeer enkele jeugdleden te vinden die zo’n samenvatting kunnen schrijven.

Stap 7 Promoot het plan, maak het openbaar
Als het jeugdbeleidsplan op papier is gezet, dan is het niet de bedoeling dat slechts enkelen dit plan in de kast hebben liggen. Maak de plannen, die dus zijn opgesteld in overleg met verschillende partijen en herhaaldelijk zijn bijgesteld, bekend bij alle leden van de vereniging. Geef bijvoorbeeld een presentatie van het plan tijdens een of andere bijeenkomst, neem delen van het plan op in het clubblad of hang posters op in het clubgebouw. Zorg er voor dat het plan er aantrekkelijk uitziet, verluchtigd met foto’s, tekeningen en cartoons. In de club is er meestal voldoende creativiteit aanwezig. Wanneer de hoofdstukkenindeling van het jeugdbeleidsplan helder overkomt, is het aan te bevelen in het jaarlijkse activiteitenplan zo veel mogelijk dezelfde volgorde en dezelfde benamingen aan te houden.

Tips

De hele paragraaf staat vol met tips. Desalniettemin worden er hier nog enkele aan toegevoegd:

Aanbevolen wordt eerst de situatie van de jeugdafdeling goed te beschrijven, zowel de goede dingen als de dingen die niet zo goed gaan. Pas er voor op dat dat laatste niet de overhand krijgt, want anders ontstaat er een knelpuntennota. Het gevaar is dan groot dat er nooit een goed beleidsplan komt, omdat er geen overzicht ontstaat over het geheel van de jeugdafdeling

Doelstellingen moeten geen uithangborden zijn, waar ieder het mee eens is, maar die voor de praktijk weinig verbindende waarde hebben. Doelstellingen over gezonde sportbeoefening, spelplezier voor iedereen zijn prachtig, maar beschrijf vooral hoe je die denkt te bereiken.

Raadpleeg een andere club, die recentelijk een jeugdbeleidsplan heeft gemaakt. Wat waren hun stappen en welke positieve en negatieve ervaringen hadden zij?

Zorg voor een goede vergaderdiscipline, onder andere:

Kies een vergaderfrequentie die realistisch is;
overleg vooraf wie er notulen maakt van de bespreking en maak die notulen niet te lang, meestal zijn twee A4-tjes voldoende;
de voorzitter moet nadrukkelijk zorgen voor een evenwichtige vergadering , iedereen moet aan het woord komen en kunnen meepraten;
elke vergadering duurt niet langer dan twee uur; de voorzitter zorgt ervoor dat iedereen alle stukken een week voor de bespreking ontvangt, zodat ze ook gelezen kunnen worden. Het bestuur kan nagaan hoe het werk van de commissie kan worden verlicht, door bijvoorbeeld: uit eigen middelen een vaste notulist aan te wijzen, die zorgt voor de verslaglegging, niet alleen van de vergaderingen van de commissie , maar ook van de afzonderlijke gesprekken die de commissie voert; bij de terugkoppeling naar de diverse geledingen de organisatie daarvan voor haar rekening nemen;
de commissie te ondersteunen om zo snel mogelijk materiaal dat bij diverse verenigingsmensen aanwezig is beschikbaar te krijgen;
reclame te maken voor de jeugdpanels.

Hoe maak ik een jeugdbeleidsplan?
Vervolgartikel 1: Jeugdbeleid in wiens belang.

Zie ook verder artikelen Selecteren , Scouten en Meisjes en jongens voetballen samen, Wedstrijdsport spanning tussen selectie en meedoen.

Artikel afkomstig uit Werkboek voor de sportvereniging Jeugdsport, Een verhaal apart.

Jeugdsport, een verhaal apart door Albert Buisman & Jan Middelkamp
Werkboek v.d. sportvereniging. Kinderen en jongeren in de sportvereniging worden in dit werkboek gezien als een verhaal apart. Naast verschillen in ontwikkeling zijn er ook verschillen in persoonlijkheid en culturele achtergrond, waarmee de club moet leren omgaan. En daarvoor is Jeugdsport Een verhaal apart bedoeld. Trainers, bestuursleden, leden van de jeugdcommissie, allen kunnen hieruit ideeën putten. Wanneer men de ervaringen van de jeugd beter kent, is de kans groter dat er ook een beter jeugdbeleid ontstaat. Met name de oudere jeugd wordt rechtstreeks aangesproken om de schouders te zetten onder een aantal clubtaken. In deze zin probeert het werkboek ook handen en voeten te geven aan één van de belangrijkste doelstellingen van het project Jeugd in Beweging: het stimuleren van jeugdparticipatie

Paperback | 287 Pagina's | Reed business information | 2001
ISBN10: 9035224582 | ISBN13: 9789035224582