Tips voor werven vrijwilligers
Hoe kom je aan vrijwilligers?
Zorg voor een
goed klimaat
Helaas komt het meer dan eens voor dat een sportvereniging zich opheft bij
gebrek aan kader. Voordat het zover gekomen is, is al diverse keren -zonder
resultaat- een beroep op de leden gedaan om een vacante functie in de
vereniging op zich te nemen. Voor menig sportbestuurder zal het probleem
bekend voorkomen. Hoe kom je aan vrijwilligers?
Door: Ferry Kwee
Vrijwilligersbeleid begint met het denken over het vrijwilligerswerk in de
sportvereniging. Helaas begint dit denken maar al te vaak op het moment dat
er vacatures ontstaan. In de bestuurskamer wordt driftig gebrainstormd en
een beperkt aantal mogelijke kandidaten passeert de revue. Bij voorbaat
vallen een aantal mogelijke kandidaten -wegens ongeschiktheid- af. De
overgebleven kandidaat wordt door één van de bestuurders benaderd. Reageert
de kandidaat positief, dan is het probleem opgelost.
Op deze manier wordt van vacature naar vacature geleefd en heeft de
vereniging kennelijk geen probleem met vrijwilligers. Wijst de uitverkorene
de functie af, dan heeft het bestuur een probleem. Hoewel deze werkwijze
veel voorkomt, is dit niet de manier om leden te stimuleren
vrijwilligerswerk in de vereniging te doen.
Idealisme of betrokkenheid
Hoewel veel sportverenigingen kampen met problemen bij het werven van
vrijwilligers, kan niet worden gesteld dat alle sectoren en/of organisaties
een te kort aan vrijwilligers hebben. Zo blijkt een aantal ideële
organisatie zoveel respons op een "personeels-" advertentie voor
vrijwilligers te krijgen, dat zij met het luxe probleem van een "overschot
aan vrijwilligers" zit.
Drijfveer
Hoe komt het dat een "personeelsadvertentie" van een sportvereniging niet
werkt? Een van de redenen is gelegen in verschillen in de drijfveer van de
mensen die vrijwilligerswerk (willen) doen bij een ideële organisatie en een
sportverenging. Bij ideële organisaties (zoals bijv. Green Peace, Stop de
Kindermoord enz) wordt de vrijwilliger gedreven door het ideaal dat hij
nastreeft (de mensenrechten, het behoud van de natuur en dergelijke). De
sportvrijwilliger is niet behept met zo'n uitgesproken ideaal van waaruit
hij zich gedreven voelt vrijwilligerswerk te doen. Bij de sportvrijwilliger
komt het aan op zijn betrokkenheid bij de vereniging, het gevoel dat hij
medeverantwoordelijk is voor het reilen en zeilen van de vereniging. Het
gevoel erbij te horen.
Start vrijwilligersbeleid
Je krijgt nooit een tweede kans voor een eerste ontmoeting. Voer een gesprek
met een nieuw lid en vertel hem over de vereniging, maak hem enthousiast
voor de vereniging. Een "verenigingsboek", waarin de vereniging wordt
gepresenteerd, kan daarbij als hulpmiddel dienen. Geef aan dat de vereniging
alleen kan bestaan bij het vele werk dat leden vrijwillig voor de club doen.
Vul samen met hem de ledenkaart in en vraag hem of hij in de toekomst een
aantal werkzaamheden voor de vereniging op zich wil nemen.
Ook de trainer en de leden van de trainingsgroep bepalen voor een groot deel
of de nieuwkomer zich snel "thuis" voelt. Zo begint het vrijwilligersbeleid
al bij de aanmelding van een nieuw lid.
Informatie
Vergroot de betrokkenheid van de leden door hen goed en tijdig op de hoogte
te stellen van zaken die in de vereniging leven. Vraag leden hoe zij over
bepaalde dingen, die in de vereniging leven, denken. Informeer hun over
veranderingen, over gewijzigde samenstelling van commissies of bestuur, de
kansen van de teams op een kampioenschap of de gevaren die dreigen ten
aanzien van degradatie. Presenteer de nieuw aangestelde (hoofd)trainer
enthousiastmeer deelname aan diverse toernooien. De oudere jeugd kan uit hun
dak gaan wanneer zij de prestaties van het eerste team volgen.
Maar de trainer en het bestuur zullen deze interesse bij de jeugd moeten
wekken en levendig houden. Bij de informatieverstrekking speelt het clubblad
een belangrijke rol. Sommige zaken kunnen beter in de vorm van een
persoonlijke brief of mondeling worden medegedeeld. Laat, als bestuur, je
gezicht eens zien tijdens de training of bij wedstrijden. Belangrijk is, dat
de leden het gevoel hebben "erbij" te horen en dat er belangstelling voor
hen is. Wanneer aan de voorwaarde van betrokkenheid van de leden is voldaan,
is de basis gelegd voor een goed vrijwilligersklimaat.
Een stap verder
Nu rest nog het aantrekken van leden die een deel van hun vrije tijd aan de
vereniging willen besteden. Daarvoor is het belangrijk om de leden een
duidelijk beeld te geven wat van hen wordt verlangd (taakomschrijving) en
hoeveel tijd dit de vrijwilliger kost. Vergeet ook niet aan te geven wat de
vrijwilliger van de vereniging kan verwachten (bijv. scholing,
onkostenvergoeding e.d.). Om tot goede taakomschrijvingen te kunnen komen,
moeten eerst alle functies en de daarbij behorende taken geïnventariseerd
worden. De werkbladen van de lezersservice (zie kader) kunnen daarbij als
hulpmiddel dienen.
Brainstorm
Een werkvorm om tot een goede inventarisatie te komen, is met de
desbetreffende commissies een "brainstormavond" te houden. Op deze avond
kunnen de commissieleden gezamenlijk de taken, die door de groep gedaan
moeten worden, benoemen en een tijdsinvestering vaststellen. Hiermee bereikt
het bestuur dat vanuit de basis de informatie komt, de vrijwilligers
betrokken worden en daarmee medeverantwoordelijk zijn. Daarnaast heeft deze
werkwijze het positieve neveneffect dat de vrijwilligers bewust over hun
werkzaamheden nadenken. Op deze manier ontstaat een draaiboek van alle
functies en taken binnen de vereniging. Aan de hand van de functie- en
taakomschrijving kan met behulp van de ledenkaarten (vacaturebank), waarop
de leden, hebben opgegeven welke werkzaamheden zij voor de vereniging willen
verrichten, een koppeling worden gemaakt tussen de functie en de meest
daarvoor in aanmerking komend lid.
Is iemand eenmaal vrijwilliger, dan is de grootste zorg om hem of haar als
vrijwilliger te behouden. En daarmee zijn we beland aan het eerste deel van
dit artikel: Zorg voor een goed vrijwilligersklimaat. In het volgende nummer
zullen wij het vrijwilligers werk bekijken van uit marketingperspectief: als
een product dat aan de man moet worden gebracht.