Datum: 11 september 1998
Presentatie 1: Business Intelligence
Bedrijf: Synergetics
Spreker: Frank Buytendijk
Uitwerking 3:

Indeling:

  • Wat is Business Intelligence?
  • Positionering van producten
  • Functionele en organisatorische fit: drielagenmodel
  • Hoe BI in te zetten?

Synergetics:

adviesbureau op het gebied van organisatiebesturing, organisatieverandering, IT en de integratie hiervan.


Wat is Business Intelligence (BI)?

De definitie van de Gartner Group luidt:

"BI is the process of transforming data into information and through discovery transforming that information into knowledge"

Vrij vertaald: BI is het proces om gegevens in data te transformeren, en deze data via deze een interactieve werkwijze tot kennis te transformeren. De term BI slaat dus op het hele proces, van bron tot eindgebruiker.

Een vaak voorkomend fenomeen bij BI is de zogenaamde Business Intelligence gap. Deze term slaat enerzijds op de kloof  die ontstaat tussen de beschikbare tijd en capaciteit voor analyse en besluitvorming, en anderzijds de beschikbare gegevens c.q. informatie. Deze kloof is in de loop van de tijd steeds groter geworden   Korter gezegd:  de hoeveelheid beschikbare informatie is enorm gestegen, maar de tijd om te beslissen is enorm gedaald.

De belangrijkste symptomen van de BI gap zijn te vinden bij de manager. Deze heeft te maken met de volgende problemen:

  • De concurrent beslist sneller
  • Elke manager schermt met z'n eigen cijfers
  • Ons MI-systeem laat alleen zien wat we al weten
  • Welke informatie is echt belangrijk?
  • Hoe meet ik prestaties?
  • Welke informatiesysteem moet ik geloven?

De BI cirkel bestaat uit 4 delen die allemaal op elkaar ingrijpen. Deze delen zijn:

  • Het structureel eb planmatig zoeken naar en gebruiken van informatie met behulp van IT als essentiele factor voor het realiseren van bedrijfsdoelstellingen
  • Het transformeren van data in informatie en door een ontdekkingsreis die informatie transformeren in kennis.
  • Het continu sturen en beheersen en aanbrengen van verbeteringen in de onderlinge samenhang van goederen-, waarde- en informatiestromen zowel intern als extern.
  • Query and reporting, managed query environment. OLAP, EIS, datamining, statistical analysis, 3D visualisation.

Wat is er nu zo anders aan BI?

Grofweg kunnen we binnen bedrijven twee soorten systemen onderscheiden:

  • Transactiesystemen met als primair doel het ondersteunen van bedrijfsprocessen, en effectiviteit volgt uit wat het systeem doet
  • BI systemen hebben als primair doel het ondersteunen van beslissingsprocessen, en effectiviteit volgt uit wat je zelf doet.
De overeenkomst tussen beide systemen is dat zij beide waardescheppend zijn

Wat doet BI dan?

BI zorgt voor "Fast Analysis of Shared Multidimensional Information

Fast: Snel want interactief, waarom i.p.v. wat
Shared: Definities en data
Multidimensional: Diverse invalshoeken

BI biedt onder andere de volgende functionaliteiten:

  • Drill down
Het afdalen in data naar diepere niveaus's. Bijvoorbeeld een holding met meerdere divisies, met daaronder weer meerdere afdelingen
  • Exception reporting
Het (automatisch) signaleren van afwijkingen van de norm
  • Tijdreeksanalyse
Data in de loop van de tijd bekijken

Wat voor problemen lost BI op en wat zijn de kenmerken van BI?

BI vormt de schakel tussen de gegevens die er aanwezig zijn, en tussen wat de organisatie wil aan informatie.

BI wordt vaak toegepast als frontend op een datawarehouse, waarbij de BI tool dus door de eindgebruiker wordt gebruikt voor analyses van gegevens uit dat datawarehouse. De term hierbij is OLAP, wat staat voor Online Analytical Processing . Hierbij worden gegevens uit bronsystemen bij elkaar gebracht in een zogenaamde multi-dimensionele kubus, die gemodelleerd is naar de behoeften van de gebruiker.

BI tools zijn multidimensioneel. Stel je de informatie voor als een kubus. Deze kubus kun je draaien en hem zo op meerder manieren bekijken. Zo kan men bijvoorbeeld uit het gezichtspunt van een Product Manager naar de kubus kijken, om bijvoorbeeld gegevens over de verkochte producten te bekijken. Als Financial Manager ben ik echter in andere gegevens geinteresseerd. Door op een andere manier naar de kubus te kijken kan ik op die manier de financiele gegevens bekijken.

De markt voor BI leveranciers is sterk groeiende markt, waar vooral vooral Oracle met Express en Cognos met PowerPlay een groot marktaandeel hebben.

De grootste verschillen tussen de oude MIS-systemen  en OLAP-tools zijn de vooral de veel grotere analysemogelijkheden, de interactiviteit en de multidimensionele manier van kijken naar data. Ook een voordeel is dat OLAP-tools 'op' een bronsystemen zitten, terwijl oude MIS-systemen meestal onderdeel zijn VAN een bronsysteem.

Er is ook een onderscheid te maken tussen kijk- en bouwdozen. Kijkdozen zijn meer standaardmanieren om naar data te kijken, terwijl bouwdozen helemaal naar eigen inzicht te configureren zijn. Voordeel van een kijkdoos is natuurlijk het minder complexe beheer, terwijl bouwdozen een stuk flexibeler zijn.


Het 3-lagen model

Synergetics heeft BI functioneel en organisatorisch in 3 lagen ingedeeld:

  • Hoe?
  • Wat?
  • Waarmee?

Uitleg:

  • Hoe?
De 'hoe'laag wordt gevormd door de interface naar de gebruiker toe. Deze interface moet zoveel mogelijk aansluiten bij het referentiekader van de gebruiker, en kan bijvoorbeeld bestaan uit een browser, of via een standaard Windows-interface. Belangrijk voor de keuze van een interface is de benodigde navigatie, en de vrijheid die de gebruiker geniet bij het navigeren door de data. Een belangrijke relatie is die tussen de interface en de functionaliteit. Hoe fraai een interface ook is, zonder de juiste functionaliteit is het ontwikkelen hiervan verspilde moeite.


  • Wat?
De 'wat' laag is de functionele laag, en bestaat uit de functies die het systeem moet bevatten, zoals bijvoorbeeld de analysemogelijkheden (berekeningen), of datamining. Ook de rapportagevorm komt hier aan bod: standaardrapportages of rapportages  op maat?

Een niet te onderschatten punt is ook de autorisatie. Niet iedereen zal alle data mogen zien, dus enige vorm van beveiliging is zeer wenselijk.

  • Waarmee?
De 'waarmee' laag geeft aan waarmee de data bekeken moet gaan worden. Afwegingen moeten bijvoorbeeld worden gemaakt tussen kijkdoos of bouwdoos, welke platforms, en niet te onderschatten, het beheer.

Wanneer is BI het meest effectief in te zetten?

BI dient om beslissingen te ondersteunen, en dient dan ook te worden ingezet vanuit de business. Daarom dienen de doelen die bereikt moeten worden dan ook definieerbaar, concreet en meetbaar te zijn. BI is geen systeem op zich, maar vormt een onderdeel van de totale bedrijfsvoering, en dient dan ook als zodanig ingezet te worden. BI is zeer geschikt om binnen een verbeterproces te worden ingezet, want de informatie die een BI-systeem op kan leveren kan gebruikt worden om veranderingen door te voeren, of anders te gaan sturen.

Voorbeelden voor effectieve inzet van BI kunnen gevonden worden als front-end op een datawarehouse, in combinatie met een Balanced Scorecard, of voor kwaliteitsverbetering van managementinformatie. BI kan ook een aantal efficiencyverbeteringen bereiken. Denk alleen al aan het vervangen van spreadsheets (onderhoudbaarheid!), minder mainframerapportages (CPU-tijd), en een verlaagde doorlooptijd.

Het beheer van BI bestaat niet alleen uit technische beheer, zoals applicatiebeheer, databeheer en metabeheer. Er is ook een soort managementbeheer, dat zorgt draagt voor de inbedding in de organisatie, en verandermanagement doorvoert om mensen bewust te maken van de mogelijkheden, en noodzaak van BI-tools.

BI-beheer zou eigenlijk de taak moeten zijn van een aparte BI (BI Administrator). Deze persoon heeft een hogere opleiding, is niet alleen technisch maar ook communicatief onderlegd, om goed met de gebruikers van te kunnen communiceren. Deze taken lenen zich goed voor verdeling over meerdere personen in de organisatie, die onderling hun werkzaamheden uiteraard wel goed moeten afstemmen!

Het groeipad van (BI-)tools in de organisatie verloopt via een aantal stappen, waarbij ook de taken van de BIA op zowel informatica (I-Taken) als organisatorisch (O-Taken) gebied zijn aangegeven:


De introductie van een BI-tool zal vaak projectsgewijs gebeuren. Het is hier de taak om de goede afstemming te vinden tussen enerzijds de technische infrastructuur, en anderzijds de organisatie.

Het succes van managementinformatie wordt bepaald door de goede balans tussen 4 factoren:

  • Organisatiebesturing
  • Gedrag en gebruik
  • Stuurinformatie
  • Informatietechnologie

Hieronder toegelicht:

Organisatiebesturing

  • Strategie
  • Doelen
  • Kritische succesfactoren
  • Prestatie-indicatoren
  • Aansturing werkprocessen
  • Taken en verantwoordelijkheden

Gedrag en gebruik

  • Managementstijl
  • Organisatiecultuur
  • Doelgroep
  • Gebruik(sdrempel) informatiesysteem
  • Besluitvorming

Stuurinformatie

  • Prestatie-indicatoren
  • Normen en budgetten
  • Rapportages (papier, digitaal, verbaal)
  • MI, operationele informatie, analytische informatie
  • Brongegevens

Informatietechnologie

  • Tools voor managementinformatie
  • Datawarehouse
  • Bronsystemen
  • Technische infrastructuur
  • Datadefinitie

Bij de introductie van BI is het belangrijk om een totale focus een vooraf gedefinieerd resultaat te hebben, en uit te gaan van concrete en meetbare doelstellingen. Ook de stuurelementen zijn van belang, bijvoorbeeld sturen op groeiend inzich, business value, business focus en ambitieniveau.

De verandering die met een BI-proces gepaard gaat kan gefaseerd worden volgens de plateauaanpak. Defineer een einddoel, en werk daar in een aantal plateaus naar toe.


Conclusie:

  • BI is meer dan goede tools alleen
  • Rigide specificaties en sturen op planning alleen staan effectiviteit in de weg
  • Beheer is geen populair onderwerp, maar een sleutelfactor in effectieve groei.
  • BI efficiency zoekt men tijdens het gebruik, effectiviteit ontstaat na het gebruik (wat ga je ermee doen?)
De inspanning mag niet onderschat worden. Het bedienen van enkele tientallen gebruikers is al snel een dagtaak.